Nordea Asset Management 1 December 2024
Gegevensbeschermingsbeleid Nordea Asset Management
Nordea Asset Management verbindt zich er volledig toe om uw individuele rechten te beschermen en om uw persoonsgegevens veilig te bewaren. In dit Gegevensbeschermingsbeleid doen we uitgebreid uit de doeken wat voor persoonsgegevens we van u verzamelen, waarom we deze verzamelen, hoe we uw gegevens opslaan en delen, hoe uw persoonsgegevens zijn beschermd en welke privacyrechten u geniet.
Nadere informatie over het plaatsen en ons gebruik van cookies leest u in het Cookiebeleid, dat u onderaan onze website kunt vinden.
Nordea Asset Management (“NAM”) is de functionele naam van de activiteiten voor vermogensbeheer in eigendom van NAM Holding die worden uitgeoefend door de rechtspersonen Nordea Investment Funds S.A. en Nordea Investment Management AB en hun kantoren, dochterondernemingen en vertegenwoordigingskantoren. Als er in dit Gegevensbeschermingsbeleid sprake is van “wij”, “ons” of “onze”, worden NAM en alle directe of indirecte kantoren en/of dochtenondernemingen van NAM bedoeld.
De rechtspersoon waar u een overeenkomst mee hebt gesloten, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. In hoofdstuk 9 van dit Gegevensbeschermingsbeleid vindt u een lijst met alle verwerkingsverantwoordelijken binnen NAM.
We verwerken de persoonsgegevens van individuele personen om een aantal redenen, overeenkomstig alle toepasselijke wetgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Als er in dit Gegevensbeschermingsbeleid sprake is van “u” of “uw”, bedoelen we u als individuele persoon waarvan persoonsgegevens worden verwerkt door NAM, waaronder een (potentiële) cliënt, de medewerker van een cliënt, functionarissen, agenten of vertegenwoordigers. Hiermee kunnen ook andere relevante partijen bedoeld worden, zoals uiteindelijke begunstigden, gemachtigde vertegenwoordigers en beheerders, begunstigden, aandeelhouders en aanverwante partijen.
Dit Gegevensbeschermingsbeleid geeft toelichting bij het volgende:
1. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Onder de noemer ‘persoonsgegevens’ valt informatie over een individu die op zichzelf of in combinatie met andere informatiebronnen gebruikt kan worden om dat individu te identificeren.
In de meeste gevallen verzamelen we uw persoonsgegevens rechtstreeks van u of komen deze voort uit uw gebruik van onze diensten, producten en kanalen, waaronder onze mobiele applicaties. Soms is extra informatie vereist om gegevens actueel te houden of om gegevens die we verzamelen te controleren. In sommige gevallen verzamelen en verwerken we ook persoonsgegevens van personen die met u verbonden zijn, denk daarbij aan medewerkers, uiteindelijke begunstigden, bestuursleden, ondertekenaars, wettelijk vertegenwoordigers en personen die in contact staan met NAM aangaande handelstransacties, en andere individuele personen waarmee we samenwerken.
1.1 Welke soorten persoonsgegevens we verzamelen
De persoonsgegevens die we verzamelen en gebruiken zijn hieronder in categorieën onderverdeeld. We hebben iedere categorie voorzien van voorbeelden. We willen erop wijzen dat de lijst met voorbeelden niet uitputtend is. Welk soort persoonsgegevens we van u verzamelen, is afhankelijk van de dienst of het product dat we u als cliënt aanbieden.
- Identificerende informatie en contactgegevens zoals uw naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, voorkeuren voor correspondentie/bijeenkomsten, woonland, fiscale woonplaats, staatsburgerschap/nationaliteit, geboortedatum, gender, talenbeheersing, uniek persoonsnummer, waaronder uw nationale identificatienummer, en paspoortnummer, identificatiedocument (kopie), pasfoto, geboorteplaats en gewenste aanspreekvorm.
- Gevoelige persoonsgegevens zoals indirecte politieke opvattingen voor politiek prominente personen (PEP’s) als onderdeel van verplichte documentatie overeenkomstig anti-witwaswetgeving.
- Informatie over betrokken derden zoals gemachtigde vertegenwoordigers, namen, gegevens van begunstigden, externe adviseurs.
- Gedetailleerde interne identificerende informatie van NAM zoals gekoppelde rekeningen, cliëntnummer, details van contracten tussen entiteiten van Nordea, tussenpersonen en individuen, gecodeerde identificatienummers, relatiebeheerder.
- Wettelijk vereiste informatie zoals gegevens over individuen en familie ter voorkoming van witwassen, voor controles van politiek prominente personen en ter voorkoming van handelen met voorkennis, goedkeuringsstatus voor naleving en informatie over belangenconflicten.
- Gegevens relevant voor toezicht zoals opnames van telefoongesprekken of camera’s, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
- Financiële gegevens zoals kredietwaardigheid, documentatie voor de status als belegger, arbeidsstatus, financiële geschiedenis, bankrekeninggegevens, beleggingsvoorkeuren, -beperkingen en -doelstellingen, status/classificatie als belegger, nettovermogen en inkomstenramingen, professionele en academische achtergrond, risicoprofielen, belastingcodes/-identificatienummers, gegevens/bewaarneming externe rekening.
- Transactiegegevens zoals identificatienummers van tussenpersonen en sectoren, gegevens over beleggingen, gegevens over begunstigden of emittenten, productinformatie, transactiegegevens en identificatienummers.
1.2 Uit welke bronnen we uw persoonsgegevens verzamelen
Van u
We verzamelen informatie die we rechtstreeks van u ontvangen. Wanneer wij bijvoorbeeld een vertegenwoordiger of contactpersoon worden van een klant of van een samenwerkingspartner, verzamelen we persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. Bij de meeste personen zijn de contactgegevens die we verzamelen of verwerken uitsluitend werkgerelateerd en geen privécontactgegevens.
We verzamelen het nationale identificatienummer, andere identificerende informatie, wettelijk verplichte gegevens en gegevens van derden ten behoeve van verificatie en naleving. We verzamelen bepaalde financiële gegevens en transactiedetails om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en andere informatie zodat u gebruik kunt maken van onze diensten en producten en om onze resultaten te valideren.
We verzamelen ook informatie over u die u ons verstrekt, zoals berichten die u ons hebt gestuurd bij wijze van feedback, een verzoek via onze digitale kanalen, of wanneer u ons op een sociale-mediakanaal volgt of er een commentaar achterlaat, of via een toepasselijk formulier.
Van derden
Om ervoor te zorgen dat u van onze producten en diensten gebruik kunt maken en we aan de wettelijke verplichtingen voldoen, verzamelen we persoonsgegevens van derden, zoals openbaar toegankelijke bronnen en andersoortige externe bronnen. Bijvoorbeeld om te voldoen aan de vereisten uit hoofde van de betreffende anti-witwaswetgeving en wetgeving ter bestrijding van financiële criminaliteit, kunnen we uit registers van overheidsinstellingen (van belastingdiensten, bedrijven en handhavingsinstanties), sanctielijsten (van internationale organisaties zoals de EU en de VN) en registers van andere commerciële leveranciers, informatie verzamelen over bijvoorbeeld uiteindelijke begunstigden en politiek prominente personen (PEP’s).
Wij verzamelen ook informatie van andere NAM-entiteiten, de Nordea Groep of andere entiteiten waarmee we samenwerken.
1.3 Opnemen van telefoongesprekken, online bijeenkomsten en opslaan van chatgesprekken
Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving nemen we telefoon- en chatgesprekken op en houden we hier logboeken van bij om verzoeken van cliënten te documenteren, orders te verifiëren, de veiligheid te waarborgen, fraude te voorkomen en aan wettelijke vereisten te voldoen. Zo kunnen online, telefonisch of in een chat gevoerde gesprekken opgeslagen worden om te documenteren wat er is gebeurd en gezegd in het gesprek en welke akkoorden er eventueel zijn bereikt. Bovendien nemen we gesprekken op die (kunnen) resulteren in effectentransacties.
1.4 Cameratoezicht
Om veiligheidsredenen, onder meer met het oog op misdaadpreventie, zijn onze kantoren mogelijk uitgerust met camera’s. De bedrijfspanden en -terreinen van NAM worden onder meer beveiligd met cameratoezicht. Er is met bordjes duidelijk aangegeven welke ruimtes onder cameratoezicht staan. De camera’s zijn opgehangen om vergrijpen te voorkomen en te onderzoeken en om de veiligheid te verbeteren. Dit is noodzakelijk voor ons legitieme belang in het voorkomen en onderzoeken van vergrijpen. Indien we vermoeden dat er een vergrijp is begaan, verwerken we bepaalde persoonsgegevens zodat we juridische claims kunnen opbouwen, instellen of betwisten. We kunnen opgenomen beeldmateriaal delen met de autoriteiten als dat noodzakelijk is voor strafrechtelijk onderzoek.
2. Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens en op welke wettelijke basis doen we dit?
We verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke vereisten en voor de onderstaande doeleinden.
2.1 Noodzakelijk voor het uitvoeren van overeenkomsten met u
Een belangrijke reden dat we persoonsgegevens verwerken is dat we uw gegevens verzameld en geverifieerd willen hebben voordat we u een aanbod doen en een overeenkomst met u sluiten. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens voor het documenteren en uitvoeren van taken die noodzakelijk zijn om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen jegens u, bijvoorbeeld zodat u gebruik kunt maken van onze producten en diensten.
Voorbeelden van activiteiten die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van overeenkomsten met u:
- Informatie verzamelen die nodig is om uw identiteit te verifiëren, zodat u gebruik kunt maken van onze producten en diensten.
- Uw contactgegevens verzamelen zodat we u tijdens de looptijd van de overeenkomst als cliënt van dienst kunnen zijn, denk daarbij aan klantenservice, administratie en de communicatie met u.
2.2 Wettelijke vereisten
De belangrijkste reden dat wij persoonsgegevens verwerken is om ons te kunnen houden aan verplichtingen uit hoofde van wet- en regelgeving of besluiten van de autoriteiten in de landen waar onze kantoren zijn gevestigd.
Voorbeelden van verwerking op grond van wettelijke verplichtingen:
- Preventie, opsporen en onderzoeken van witwaspraktijken, financiering van terrorisme en fraude
- Sanctiescreening
- Regelgeving voor boekhouding
- Rapportering aan belastingdiensten, politie-autoriteiten, handhavingsautoriteiten, toezichthouders
- Opstellen en onderhouden van formele overeenkomsten, fondsdocumenten en documenten aangaande ondernemingsbestuur
- Andere verplichtingen gekoppeld aan specifieke wetgeving rond diensten of producten, zoals effecten of fondsen.
2.3 Legitiem belang
We gebruiken uw persoonsgegevens waar dat nodig is om onze legitieme belangen te behartigen, op voorwaarde dat deze legitieme belangen niet in strijd zijn met uw belangen of uw fundamentele rechten en vrijheden.
Voorbeelden van onze verwerking op grond van legitiem belang:
- Relatiebeheer en leveranciersmanagement. We verzamelen en gebruiken persoonsgegevens voor doorlopend toezicht, het beheer van onze relatie en het contact met u.
- Naleving van wettelijke vereisten uit hoofde van onder meer financiële en fiscale wet- en regelgeving. Zo kunnen we uw contactgegevens bijvoorbeeld verzamelen en gebruiken als we facturen voor u of de onderneming die u vertegenwoordigt verwerken.
- Beslissingen over de portefeuille. We gebruiken persoonsgegevens wanneer we documenteren dat beslissingen over de portefeuille (zoals terugkopen, inschrijvingen of beleggingsrichtlijnen) zijn geïmplementeerd namens de juiste cliënten.
- Beleggingsbeslissingen. Voor beleggingsbeslissingen verwerken we persoonsgegevens zoals uw contactgegevens als we onderzoek bij u opvragen als externe makelaar.
- Corporate actions. Bij het beheren, implementeren en onderhouden van corporate actions verwerken we persoonsgegevens om de betreffende bewaarnemers te kunnen informeren.
- Effectenhandel. We verwerken persoonsgegevens om de handel in effecten te faciliteren en af te wikkelen.
- Testen van het systeem. In beperkte gevallen kunnen we persoonsgegevens gebruiken voor het testen en ontwikkelen van onze systemen. Het testproces is zo opgezet dat uitsluitend gegevens worden gebruikt die nodig zijn voor de test; alle overige direct en indirect identificeerbare persoonlijke gegevens zijn gemaskeerd.
2.4 Toestemming
We gebruiken uw persoonsgegevens waar dat nodig is om onze legitieme belangen te behartigen, op voorwaarde dat deze legitieme belangen niet in strijd zijn met uw belangen of uw fundamentele rechten en vrijheden.
Voorbeelden van onze verwerking op grond van legitiem belang:
- Relatiebeheer en leveranciersmanagement. We verzamelen en gebruiken persoonsgegevens voor doorlopend toezicht, het beheer van onze relatie en het contact met u.
- Naleving van wettelijke vereisten uit hoofde van onder meer financiële en fiscale wet- en regelgeving. Zo kunnen we uw contactgegevens bijvoorbeeld verzamelen en gebruiken als we facturen voor u of de onderneming die u vertegenwoordigt verwerken.
- Beslissingen over de portefeuille. We gebruiken persoonsgegevens wanneer we documenteren dat beslissingen over de portefeuille (zoals terugkopen, inschrijvingen of beleggingsrichtlijnen) zijn geïmplementeerd namens de juiste cliënten.
- Beleggingsbeslissingen. Voor beleggingsbeslissingen verwerken we persoonsgegevens zoals uw contactgegevens als we onderzoek bij u opvragen als externe makelaar.
- Corporate actions. Bij het beheren, implementeren en onderhouden van corporate actions verwerken we persoonsgegevens om de betreffende bewaarnemers te kunnen informeren.
- Effectenhandel. We verwerken persoonsgegevens om de handel in effecten te faciliteren en af te wikkelen.
- Testen van het systeem. In beperkte gevallen kunnen we persoonsgegevens gebruiken voor het testen en ontwikkelen van onze systemen. Het testproces is zo opgezet dat uitsluitend gegevens worden gebruikt die nodig zijn voor de test; alle overige direct en indirect identificeerbare persoonlijke gegevens zijn gemaskeerd.
3. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
We kunnen uw persoonsgegevens met anderen delen voor zover we daartoe wettelijk verplicht zijn en om diensten aan u te kunnen verlenen en om overeenkomsten met u te kunnen eerbiedigen. We kunnen uw persoonsgegevens delen met anderen, zoals overheidsinstanties, NAM-entiteiten, Nordea-groepsmaatschappijen, leveranciers, dienstverleners en zakenpartners. Alvorens gegevens te delen, zorgen we er steeds voor dat we voldoen aan de relevante geheimhoudingsverplichtingen binnen de financiële sector en aan de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.
Om onze diensten aan u te leveren, kunnen we gegevens over u doorgeven die noodzakelijk zijn om u te identificeren en om een opdracht of overeenkomst uit te voeren met bedrijven waarmee we samenwerken. Hierbij gaat het onder meer om instructies aan bewaarnemers voor concrete bewaarnemingsrekeningen, om effecten te verhandelen en af te wikkelen, distributiediensten, afstemmen van kasrekeningen, factureren en verslagleggen, toezicht op de balans en betalingen.
Voor zover we daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen we ook persoonsgegevens verstrekken aan autoriteiten. Hierbij gaat het onder meer om het faciliteren van reclamaties en financiële verslaglegging.
Wij delen uw persoonsgegevens met:
- Autoriteiten: voor zover we daartoe wettelijk verplicht zijn, verstrekken we persoonsgegevens aan autoriteiten. Tot die autoriteiten behoren belastingdiensten, politie-autoriteiten, handhavingsautoriteiten en toezichthouders van de relevante landen.
- Entiteiten van NAM en bedrijven uit de Nordea Groep: met uw toestemming of als dit wettelijk is toegestaan, delen we persoonsgegevens intern met de Nordea Groep.
- Externe zakenpartners: als dit wettelijk is toegestaan, delen we persoonsgegevens met externe zakenpartners. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om correspondentiebanken en bewaarnemers.
- Leveranciers: we hebben overeenkomsten afgesloten met geselecteerde leveranciers, waaronder het namens ons verwerken van persoonsgegevens. Hierbij gaat het onder meer om leveranciers van IT-ontwikkeling, -onderhoud, hosting en -support.
3.1 Internationale overdracht en overdracht aan dienstverleners
Ten behoeve van onze dienstverlening en bedrijfsvoering sturen we persoonsgegevens door naar voornoemde entiteiten in derde landen (landen buiten de Europese Economische Ruimte), waar de wetgeving rondom privacy en gegevensbescherming mogelijk niet van hetzelfde niveau is. Een dergelijke overdracht kan worden uitgevoerd indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:
- De Europese Commissie heeft besloten dat er voldoende bescherming bestaat in het desbetreffende land.
- Er zijn standaard contractbepalingen (EU-modelbepalingen) gebruikt die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Een exemplaar van de desbetreffende EU-modelbepalingen die voor overdrachten worden gebruikt, zijn te vinden op EUR-LEX of www.eur-lex.europa.eu met de zoekterm 32021D0914.
- Er zijn uitzonderingen in speciale situaties, zoals het nakomen van contractuele verplichtingen met u of u hebt uw toestemming gegeven voor de specifieke overdracht.
3.2 Bijeenkomsten en webinars
NAM maakt voor bijeenkomsten en webinars gebruik van externe aanbieders. Wanneer u deelneemt aan bijeenkomsten of webinars worden uw persoonsgegevens rechtstreeks door de relevante externe aanbieder verzameld en daarmee wordt deze aanbieder de verwerkingsverantwoordelijke. Nadere informatie over welke persoonsgegevens dergelijke externe aanbieders verzamelen, voor welk doel, hoe ze deze gegevens gebruiken en opslaan en meer, leest u in het privacybeleid of de privacymededeling, die u vindt in de applicatie.
Sommige externe aanbieders maken persoonsgegevens beschikbaar en/of slaan deze op in de Verenigde Staten en andere landen waar het beschermingsniveau niet zo hoog ligt als in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. Dit kan bepaalde risico’s met zich meebrengen, zoals ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens, waaronder verzoeken van buitenlandse overheidsinstanties, buitenproportionele gegevensverzameling en -bewaring en ongewenste benadering door commerciële partijen.
De impact van deze risico’s kan gereduceerd worden door de applicatie voor de bijeenkomst of het webinar zo beperkt als mogelijk is voor uw doel te gebruiken. Voorkom dat u gevoelige persoonsgegevens verstrekt zoals informatie over uw gezondheid, creditcardgegevens of uw burgerservicenummer/rijksregisternummer. NAM heeft bepaalde applicaties voor bijeenkomsten en webinars zo ingesteld dat de invasiviteit zo veel mogelijk beperkt is.
3.3 Externe website en sociale-mediaplatforms
Op onze websites staan links naar externe webpagina’s. Daarnaast gebruiken we sociale media om met de NAM-community te communiceren. We willen erop wijzen dat NAM niet aansprakelijk is voor het privacybeleid of de inhoud van externe webpagina’s en applicaties. NAM adviseert u elk toepasselijk privacybeleid van derden zorgvuldig door te nemen voordat u een externe website bezoekt of actief wordt op onze posts of pagina’s op sociale media.
4. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
Wij vinden het belangrijk dat we uw persoonsgegevens veilig houden. We hanteren gepaste technische, organisatorische en administratieve beveiligingsmaatregelen om informatie die we bewaren te beschermen tegen verlies, misbruik, en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.
5. Wat zijn uw privacyrechten?
U geniet de volgende rechten ten aanzien van de persoonsgegevens die we van u bewaren:
a) Het recht op inzage in uw persoonsgegevens
U hebt het recht op inzage in de persoonsgegevens die we van u bewaren. Uw recht op inzage kan echter beperkt worden door wetgeving, bescherming van de privacy van andere personen en rekening houdend met het bedrijfsconcept en de bedrijfspraktijken van NAM. De knowhow, bedrijfsgeheimen en interne beoordelingen en materiaal van NAM kunnen uw recht op inzage beperken.
b) Het recht om de correctie van onjuiste of onvolledige gegevens aan te vragen
Als de gegevens die we van u bewaren onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht deze gegevens recht te laten zetten, binnen de beperkingen die gelden uit hoofde van de toepasselijke wet- en regelgeving.
c) Het recht om uw gegevens te laten wissen
U hebt in de volgende gevallen het recht ons te vragen uw gegevens te wissen:
- U trekt uw toestemming voor de verwerking ervan in en er is geen andere rechtmatige reden tot verwerking.
- U tekent bezwaar aan tegen de verwerking en er is geen gerechtvaardigde reden om de verwerking voort te zetten.
- U tekent bezwaar aan tegen verwerking voor direct marketing.
- De verwerking is onwettig.
- Bij de verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen, indien de gegevens werden verzameld in verband met het leveren van diensten van de informatiemaatschappij.
Krachtens de wetgeving voor de financiële sector zijn we in veel gevallen verplicht om persoonsgegevens over u te bewaren gedurende onze relatie met u als klant, en ook daarna, bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer de verwerking plaatsvindt met het oog op het beheer van rechtsvorderingen.
d) Het recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken
Indien u de juistheid van de gegevens die we over u hebben geregistreerd of de wettelijkheid betwist, of indien u bezwaar hebt aangetekend tegen de verwerking van de gegevens in overeenstemming met uw recht van bezwaar, kunt u ons verzoeken om de verwerking van deze gegevens te beperken. De verwerking zal uitsluitend tot opslag beperkt worden tot de juistheid van de gegevens kan worden vastgesteld, of tot kan gecontroleerd worden of onze gerechtvaardigde belangen boven uw belangen staan.
Indien u het recht hebt de gegevens die we van u bewaren te laten wissen, maar u deze gegevens nodig hebt om een rechtsvordering in stand te houden, kunt u verzoeken dat we de verwerking uitsluitend tot opslag beperken, als u deze gegevens wilt bewaren.
Zelfs als de verwerking van uw gegevens op de bovenstaande manier is beperkt, kunnen we uw gegevens op andere manieren verwerken indien dit noodzakelijk is om een rechtsvordering in te dienen of indien u hiervoor toestemming hebt verleend.
e) Het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking op grond van ons legitieme belang
U kunt bezwaar aantekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens indien de verwerking is gegrond op het legitieme belang van NAM, onder meer voor direct marketing en profilering in verband met dergelijke marketing.
f) Het recht om op ieder moment eerder verleende toestemming in te trekken
Als een specifieke verwerkingsactiviteit wettelijk is gegrond op uw toestemming, hebt u het recht deze toestemming op ieder moment weer in te trekken. Iedere keer als NAM u om toestemming vraagt, informeren we u over uw recht om deze later weer in te trekken.
g) Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
U hebt het recht om persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een machinaal leesbaar formaat. Dit recht geldt voor persoonsgegevens die enkel automatisch worden verwerkt en op grond van toestemming of voor de uitoefening van een overeenkomst. Indien dit veilig en technisch haalbaar is, kunnen we de persoonsgegevens ook overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Uw verzoek om uw hierboven vermelde rechten uit te oefenen zal beoordeeld worden naargelang de omstandigheden in uw individuele geval. We willen erop wijzen dat we uw gegevens mogelijk ook bewaren en gebruiken indien dat noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke vereisten, om geschillen op te lossen en onze overeenkomsten uit te voeren.
6. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
We bewaren uw gegevens zolang dit nodig is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens werden verzameld en verwerkt, of zolang als vereist door wet- en regelgeving.
Concreet betekent dit dat we uw gegevens zolang bewaren als nodig is voor het uitvoeren van een overeenkomst en voor zover dat de toepasselijke wet- en regelgeving dat voorschrijft. Indien we uw gegevens voor andere doeleinden bewaren, zoals antiwitwaspraktijken en vereisten uit hoofde van financiële wetgeving en boekhoudingsregelgeving, bewaren we de gegevens enkel indien noodzakelijk en/of toegestaan door wet- en regelgeving met het oog op het respectieve doeleinde.
De verplichtingen ten aanzien van gegevensbewaring verschillen binnen NAM, met inachtneming van de toepasselijke plaatselijke wetgeving.
Voorbeelden van bewaartermijnen:
- De voorkoming en opsporing van witwassen, financiering van terrorisme en fraude: “Know-Your-Customer”-informatie (KYC-informatie) wordt bewaard tot ten minste vijf jaar na de beëindiging van de zakelijke relatie of de uitvoering van de incidentele transactie.
- Regelgeving die geldt voor specifieke diensten of producten, zoals effectenmarkten: uw financiële gegevens worden bewaard tot tien jaar na de beëindiging van de relatie met u als cliënt.
- Boekhoudingsregelgeving: wettelijk vereiste informatie wordt maximaal tien jaar bewaard.
- Informatie over de uitvoering van een overeenkomst: gegevens gerelateerd aan uw overeenkomst met ons worden bewaard tot maximaal tien jaar na de beëindiging van de relatie met u als cliënt.
- Verslaglegging aan cliënten: uw contactgegevens worden bewaard tot vijf jaar na het einde van het betreffende boekjaar.
- CRM-gegevens van cliënten: gegevens over u in ons CRM-systeem worden bewaard tot twee weken na de beëindiging van onze zakelijke relatie.
7. Hoe neemt u contact op met ons of de autoriteit voor gegevensbescherming?
7.1 Neem contact op met de Functionaris voor Gegevensbescherming
Indien u vragen hebt naar aanleiding van dit Gegevensbeschermingsbeleid, ontevreden bent over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken of uw persoonlijke rechten wilt uitoefenen (zoals hierboven beschreven onder paragraaf 6), kunt u contact opnemen met de afdeling gegevensbescherming (het Data Protection Office) van NAM, rechtstreeks per e-mail via [email protected] of per brief aan Nordea Asset Management, Data Protection Office, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 Kopenhagen K, Denemarken.
7.2 Een klacht indienen bij de autoriteit voor gegevensbescherming
U kunt ook een klacht indienen bij of contact opnemen met de autoriteit voor gegevensbescherming in een land waar we u diensten of producten aanbieden.
8. Hoe brengen we in dit Gegevensbeschermingsbeleid wijzigingen aan?
We werken onophoudelijk aan het verbeteren en ontwikkelen van onze diensten, producten en websites. Daarom is het mogelijk dat dit Gegevensbeschermingsbeleid nu en dan wordt gewijzigd. Indien de wijzigingen aan dit Gegevensbeschermingsbeleid aanzienlijk zijn, zullen we een bericht sturen indien de toepasselijke wetgeving ons hiertoe verplicht.
9. Wie zijn de verwerkingsverantwoordelijken binnen NAM?
| Land | Naam bedrijf | Adres |
| Luxemburg | Nordea Investment Funds S.A. | 562 Rue de Neudorf, L-2220 Luxembourg |
| Zweden | Nordea Investment Management AB | M 540 SE-105 71 Stockholm |
| Nordea Asset Management Alternative Investments AB | M540 SE-105 71 Stockholm | |
| Denemarken | Nordea Investment Management AB, Danmark Filial af Nordea Investment Management AB, Sverige | Nicolai Eigtveds Gade 8, DK 1402 Kopenhagen K |
| Finland | Nordea Investment Management AB, Finnish branch | Satamaradankatu 5 00020 Nordea |
| Noorwegen | Nordea Investment Management AB, NUF filial Norge | Olav Kyrres gate 22 5014 BERGEN |
| Duitsland | Nordea Investment Management AB, German Branch | Hauptstrasse 15 D-61462 Königstein im Taunus |
| Zwitserland | Nordea Asset Management Schweiz GmbH | Seefeldstrasse 104, 8008 Zürich |